Chuyển văn phòng tưởng chừng là một công việc đơn giản nhưng lại cần chuẩn bị rất nhiều thứ để đảm bảo tính pháp lý đồng thời di chuyển đồ đạc nhanh chóng. Vậy chuyển văn phòng cần làm những gì để thành công và tiết kiệm tối đa thời gian, tránh ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của công ty? Có nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của các đơn vị vận chuyển hay không?
Để chuyển văn phòng nhanh chóng thì cần làm những gì?
Chuyển văn phòng cần làm những gì để tiết kiệm thời gian?
Để chuyển văn phòng, bạn cần thực hiện rất nhiều công việc khác nhau để đảm bảo mọi hoạt động sau khi chuyển văn phòng được diễn ra tốt nhất. Dưới đây là một số công việc bạn cần làm khi muốn chuyển văn phòng:
Xác định chính xác thời gian mà bạn sẽ chuyển đi
Đây là một trong những yếu tố quan trọng để bạn có thể xác định các hợp đồng vận chuyển, thực hiện các thủ tục di chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, thời gian chuyển đi cũng là yếu tố để bạn hủy các hợp đồng thuê cũ và giao kết hợp đồng mới để tìm ra địa điểm văn phòng phù hợp.
Việc xác định chính xác thời gian chuyển đi cũng giúp nhân viên của bạn có thời gian để sắp xếp lại hồ sơ, giấy tờ và vật dụng cá nhân của mình, thuận tiện cho việc vận chuyển đến nơi mới. Chính vì thế bạn cần có kế hoạch và đưa ra thời gian chuyển hợp lý, chính xác và có thông báo sớm nhất để mọi người trong văn phòng cùng có sự chuẩn bị tốt.
Lên kế hoạch chi tiết để chuyển văn phòng
Chuyển văn phòng không hề đơn giản khi có rất nhiều hồ sơ, dữ liệu của các nhân viên trong cả văn phòng, công ty. Do vậy cần lên kế hoạch chi tiết để có thể tiết kiệm ngân sách, đảm bảo thời gian và tài sản của tất cả mọi người. Bạn cần lưu ý đến những vấn đề sau khi lên kế hoạch chuyển văn phòng:
Xác định rõ tài sản của văn phòng trước khi vận chuyển
Nhằm tránh gây thất lạc hồ sơ, dữ liệu và mất tài sản, bạn cần xác định tài sản cần vận chuyển gồm những gì, đặc biệt là những trang thiết bị có giá trị cao. Nhờ việc thống kê này, bạn sẽ biết được mình sẽ vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện gì, đóng gói như thế nào, cử người giám sát vận chuyển phù hợp,
Bên cạnh đó, việc thống kê tài sản hiện có sẽ giúp bạn biết được nên sắp xếp đồ vật như thế nào và đâu là những vật dụng còn thiếu để để bổ sung, tăng hiệu quả công việc tại văn phòng mới. Bởi lẽ việc chuyển văn phòng sẽ có rất nhiều đồ đi kèm, một số máy tính, thiết bị điện tử hay giấy tờ quan trọng cần được sắp xếp bảo quản và đóng gói hợp lý nhất.
Kiểm kê tài sản trước khi chuyển văn phòng, hạn chế mất tài sản
Thiết kế nội thất văn phòng mới cho phù hợp
Đến một văn phòng mới, thiết kế cũng như diện tích không gian sẽ có sự thay đổi đáng kể. Do vậy, bạn cần thiết kế sao cho nội thất văn phòng gọn gàng, thuận tiện nhất cho nhân viên.
Cần tạo nên một không gian làm việc thoải mái nhưng chuyên nghiệp cho nhân viên, tăng uy tín trong lòng khách hàng và nâng cao hiệu suất công việc. Nếu không có kinh nghiệm, bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ của những chuyên gia thiết kế nội thất văn phòng.
Thay đổi địa chỉ văn phòng theo quy định pháp luật
Khi thay đổi địa chỉ văn phòng, bạn hãy thông báo để khách hàng biết, giúp giữ lượng khách ổn định, tránh việc đối tác sẽ lựa chọn văn phòng khác khi không tìm thấy văn phòng bạn sau khi chuyển đi.
Đặc biệt, bạn cần thay đổi địa chỉ trên các giấy tờ theo quy định của pháp luật để đảm bảo pháp lý hoạt động của văn phòng.
Chuẩn bị các dụng cụ để đóng gói các tài sản
Bạn cần đóng gói các tài sản để đảm bảo tài sản không bị rơi rớt, hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Hơn nữa, đóng gói tài sản trong thùng xốp, thùng giấy,…giúp tiết kiệm không gian, vận chuyển được nhiều đồ dùng cùng lúc. Tuy nhiên, việc đóng gói và sắp xếp rất tốn thời gian nếu bạn không có kinh nghiệm.
Bàn giao lại mặt bằng cho chủ cũ sau khi chuyển đi
Trước khi chuyển, bạn cần thỏa thuận rõ ràng và thực hiện các thủ tục cần thiết để kết thúc việc thuê mặt bằng với bên chủ cũ. Bàn giao lại những tài sản ban đầu cho chủ cho thuê và chấm dứt hợp đồng thuê để tránh phát sinh thêm các vấn đề về pháp lý.
Lên kế hoạch vận chuyển chi tiết để đưa ra phương án vận chuyển phù hợp
Giám sát vận chuyển và kiểm tra lại tài sản
Bạn cần cử người giám sát quá trình chuyển tài sản từ văn phòng cũ sang văn phòng mới và tiến hành kiểm tra lại tài sản xem có hư hỏng và thất lạc hay không để kịp thời có biện pháp xử lý.
back to menu ↑Có nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tại VeNhaMoi?
Sau khi biết được chuyển văn phòng cần làm những gì hẳn bạn đã xác định được rằng việc chuyển văn phòng khi không có kinh nghiệm sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc. Do vậy, không ít công ty đã lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tại VeNhaMoi.vn vì những lý do sau:
- Nhân viên chuyên nghiệp giúp phân loại, đóng gói tài sản phù hợp, hạn chế hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Tiết kiệm thời gian và công sức, giúp nhân viên có sức khỏe để bắt đầu công việc mới ngay sau khi chuyển văn phòng.
- Có hợp đồng rõ ràng nên khi tài sản bị hư hỏng sẽ được bồi thường chứ không như khi bạn thuê xe vận chuyển, tài xế sẽ không chịu trách nhiệm gì.
- Tiết kiệm chi phí: Nhân viên đơn vị vận chuyển sẽ báo giá chi tiết, trọn gói để bạn có thể tham khảo và sẽ không phát sinh thêm bất cứ chi phí nào khác trong quá trình vận chuyển.
Dịch vụ vận chuyển trọn gói giúp tiết kiệm thời gian cho khách hàng
Chuyển văn phòng cần làm những gì không còn là điều khó khăn khi nắm được những thông tin trên. Để tiết kiệm thời gian, công sức thì bạn nên lựa chọn dịch vụ vận chuyển trọn gói của những đơn vị vận chuyển uy tín trên thị trường.
